Luisteren

Quint heeft een open, informele cultuur. We lopen zonder afspraak bij elkaar naar binnen en stellen gerust een vraag. Iedereen kan ongeacht zijn of haar functie vragen stellen, feedback geven en contact krijgen met het management. Behoefte aan een gesprek of werkzaamheden achter gesloten deur? Dan zijn er genoeg rustige vergaderkamers met ruimte voor concentratie.

Leren door te luisteren

Teambarometers – weten wat er speelt

Het jaarlijkse ‘Great Place to Work’-onderzoek biedt inzicht in waar we staan als bedrijf. Het houdt ons scherp, laat blinde vlekken zien en bepaalt de agenda voor het aankomende jaar.


Om altijd op de hoogte te blijven van wat er speelt binnen practices en teams, maken we gebruik van de teambarometer. Deze is opgesteld uit vijf tot zes (wisselende) aandachtspunten uit het GPTW, toegespitst op iedere practice en team. Er zijn twee onderwerpen die we vanuit Quint organisatiebreed belangrijk vinden om te meten en die daarom in elke teambarometer terugkomen: ‘Stand van het geven van feedback’ en ‘Hoe gelukkig ben je bij Quint?’


We zetten de teambarometer iedere zes weken uit via een anonieme online enquête. Resultaten en mogelijke opvolgacties of verbeterpunten bespreken we tijdens teammeets.


Hieronder volgen enkele voorbeelden van van acties die voortkwamen uit scores op bepaalde onderwerpen.

"Het management gaat op een goede manier te werk bij het coördineren van mensen en het verdelen van het werk." De score uit het GPTW-onderzoek was in lijn met het resultaat in de teambarometer: een teruglopende lijn in de tevredenheid hierover. Actie: in de teammeet is besproken dat dit niet alleen de verantwoordelijkheid van het management is, maar dat de teamleden daarin ook hun eigen verantwoordelijkheid nemen. Dat doen ze door op basis van de persoonlijke ondernemingsplannen (OKR'S) en op basis van onze open en directe communicatielijnen. Afgezien van een vakantiedipje resulteert deze actie in een stabiele, positieve score.


"Het management heeft een duidelijk beeld van waar de organisatie naartoe gaat en hoe daar te komen." Actie: door het werken met OKR’s en de propositie-ontwikkeling die in iedere teammeet is toegelicht, is hier veel invulling aan gegeven. De teambarometer toont ook aan dat dit veel beter is geworden.


Ook is een denktank gestart en is in een aantal intense sessies bedacht waar de markt naartoe gaat en op welke onderwerpen we moeten focussen. Naar aanleiding daarvan is een summerschool georganiseerd met trainingen om iedereen op te leiden op de relevante onderwerpen. Voor diepte-investeringen is duidelijk gekozen voor drie inhoudelijk onderwerpen waarvoor geavanceerde trainingen worden georganiseerd (begin 2020).


Teammeets – feedback van (en tussen) consultants en practice leads

Naast het bespreken van de teambarometer, vindt tijdens de teammeets terugkoppeling plaats over het reilen en zeilen van de projecten en de consultants. Ook delen we tijdens deze meets kennis en proposities met elkaar.


Live business-update-sessies – feedback en ideeën vanuit medewerkers aan directie

Zoals we in het vorige hoofdstuk beschreven, kan iedereen tijdens live business-update-sessies reageren, vragen stellen en ideeën voorleggen aan onze directeur en HR-manager. We houden deze sessies bewust klein, zodat er veel ruimte is voor interactie tussen alle aanwezigen.


Practice HR overleg – leren door te luisteren naar ervaringen

De Practice/HR meeting is de omgeving waarbinnen managing consultants van elkaar kunnen leren om het volgende te bereiken:

  • Vergroten van de competentie om mensen te ontwikkelen binnen Quint. Door ons als managing consultants en door anderen.
  • Vergroten van onze rol als managing consultant om van Quint een ‘Great place to work’ te maken.
  • Vanuit een vaste structuur werken aan de hand van generieke onderwerpen.
  • Vergroten van bewustwording over het eigen gedrag en houding.

Quintdagen – informele momenten voor vragen en feedback

Tijdens de Quintdagen is er ruimte om tijdens een informele sfeer bij te praten, vragen te stellen en ideeën uit te wisselen. Quinters nemen tijdens deze dagen regelmatig het initiatief om een discussie te starten of om een nieuw idee te lanceren.


QoD-proces - meer dan een hygiëneproces

Quint staat voor kwaliteit. We toetsen onze eigen prestaties door met de klant in gesprek te zijn en te blijven en ook door als Quinters scherp op elkaar te zijn. Kwaliteitsborging, het QoD-proces genoemd (Quality of Delivery), is meer dan een hygiëneproces. We willen de beste kwaliteit halen voor onze opdrachtgevers en voor onszelf. Hiervoor gebruiken we de volgende hulpmiddelen:

  • Project-kickoff/ interne kick - off met het team. Te gebruiken bij het starten van een nieuw project bij een klant. Bespreken, doorleven en vastleggen wat de opdrachtgever verwacht, wat er is gecontracteerd, welke modellen we kunnen/moeten toepassen, welke leerdoelen individuele teamleden hebben bij deze opdracht, wat het budget is, wie doet wat en hoe we als team in deze opdracht met elkaar omgaan.
  • Tussentijdse interne evaluatie. Te gebruiken tijdens het project bij de klant. Tussentijds én bij de afronding als team stilstaan bij en vastleggen van hetgeen wat verwacht en gecontracteerd werd is/wordt gerealiseerd binnen of onder budget, of de individuele doelen zijn bereikt en welke lessons learned/best practices kunnen terugvloeien naar Quint, etc.
  • Projectevaluatie met de klant. Te gebruiken kort voor de afronding van een project bij een klant. Tussentijds (mondeling) en aan het eind de check bij de opdrachtgever: gaat het goed? wat kunnen we verbeteren? wil de klant referent zijn? customer case?


Open werkplekken – geen drempels en deuren

Alleen vaste kantoormedewerkers en onze directeur hebben een vaste werkplek. Alle consultants, inclusief de practice leads, maken gebruik van flexibele werkplekken. Ons pand heeft een open indeling zonder gesloten kamers. Zo kan iedereen elkaar gemakkelijk en toegankelijk aanspreken.


De Principal consultant als voorbeeldrol

Wat verwachten we van onze consultants en spreken we ze daar voldoende op aan? Waar gaan de ontwikkelgesprekken over? Dagen we elkaar voldoende uit en halen we het beste in elkaar naar boven? Vragen die actueel en relevant zijn als het gaat om ieders ontwikkeling. Gedetailleerde omschrijvingen in een functieprofiel zijn achterhaald. Daarom zijn we voor de functies van principal consultant met drie impact profielen gaan werken, aangevuld met gedragskenmerken en algemene vaardigheden. Denk hierbij aan de het geven en vragen van constructieve feedback aan en van anderen (inclusief klanten), het helpen van collega's om in en buiten projecten te groeien.

Feedback geven en ontvangen

De meningen van Quinters zijn waardevol. Het zit in het DNA van Quinters om hun mening te geven, om keuzes ter discussie te stellen en om alternatieven voor te stellen. De eerder genoemde teammeets en Quintdagen zijn bij uitstek het podium om suggesties te doen voor een bepaalde (nieuwe) focus of richting, het bespreken van de werksfeer of om concrete afspraken met elkaar te maken. De businessupdates geven ruimte om in gesprek te gaan over de richting van de organisatie of de inhoud en uitvoering van het HR-beleid.

Feedback geven en ontvangen

Quint vindt feedback belangrijk. In 2019 Is er meer dan 2160 keer feedback gegeven via Impraise door 120 Quinters uit Nederland en Spanje. In totaal heeft negentig procent van alle Quinters een training afgerond over feedback geven en ontvangen.

Feedback & beoordeling - performance review

Halverwege het jaar en aan het einde van het jaar blikken we terug op onze ontwikkeling, groei en behaalde resultaten tijdens de performance review. In de loop van het jaar verzamelt de medewerker zelf zijn 'bewijsmateriaal' om aan te tonen in welke mate de medewerker de afgesproken doelen heeft behaald en stelt zo een beoordelingsportfolio samen ter onderbouwing van de beoordeling. Dit bewijsmateriaal kan variëren in vorm. 'Alles' is mogelijk: variërend van harde kengetallen, 360 graden feedback, klantevaluaties tot beeldmateriaal waarin zijn/haar performance zichtbaar is. De MC 'toetst' het bewijsmateriaal, stelt kritische vragen. De MC stemt samen met alle andere MC’s het uiteindelijke beoordelingsresultaat af.


Spiegeltje spiegeltje aan de wand - een zelfreflectie

In 1995 maakten we een spiegel met daarop een aantal gedeelde Quint-principes over gewenst gedrag, omgangsvormen en hoe we elkaar aanspreken. Halverwege 2018 hebben we een laag stof van het spiegeltje geblazen. We waren benieuwd of mensen het spiegeltje nog kenden. En of wat erop stond nog steeds relevant was. Aanleiding dus om dat eens bij de Quinters te peilen. 42 Quinters reageerden met interessante ideeën en inzichten. Youandi en Charlotte van het 'feedback-team' hebben deze input verzameld en overgedragen aan het MT. Zij hebben aangegeven in 2020 het startschot te geven en de spiegel nieuw leven in te blazen door met elkaar te bepalen wat en hoe we met elkaar omgaan in lijn met het nieuwe kernverhaal van Quint.


Realtime feedback met Impraise

Het is fijn om te weten als je iets goed doet. Feedback van andere mensen is daarom waardevol. Het geeft inzicht in sterke punten, ontwikkelingsmogelijkheden en hoe andere mensen dat ervaren.Feedback kun je geven en vragen wanneer je wilt, soms is hier weinig tijd voor. Op dat soort momenten kun je gebruik maken van Impraise, een handige online tool waarmee iedereen realtime 360 graden feedback op elkaar kan geven. “De tool geeft handvatten om offline betere gesprekken te voeren’ .


Actieve rol van onze OR

De OR stuurt naar gelang er een actueel onderwerp is een onderzoek uit naar alle Quinters om hun mening en ervaring te vragen over bijvoorbeeld de arbeidsmiddelen die Quint ter beschikking stelt, of gezond en veilig werken. De resultaten van dit onderzoek worden besproken tussen bestuurder en OR en worden gedeeld met alle Quinters.


RI&E

Een RI&E staat voor Risico-Inventarisatie en Evaluatie. Tijdens de uitvoering van de RI&E hebben we gevraagd om een uitgebreider welzijnsonderzoek te verrichten onder alle Quinters. De uitkomsten van dit onderzoek maken het voor de preventiemedewerker, HR en de managing consultants en leidinggevenden mogelijk om nog gerichter aan de slag te gaan.

Duurzaamheidswerkgroep

“Onze planeet staat voor ongekende uitdagingen op het gebied van milieu en klimaat, die een bedreiging vormen voor ons welzijn. Maar het is nog niet te laat om daadkrachtig op te treden. Quint pakt hier zijn verantwoordelijkheid.” Dit is de drijfveer van Maurits, Ingmar en Youandi die tezamen Quint Sustainable op de kaart hebben gezet. Vanuit eigen interesse en gedreven door een gezamenlijke missie hebben we de organisatie ongevraagd advies gegeven en uitgedaagd. Waarna we een plaats aan tafel hebben gekregen om onze plannen te delen en te adviseren, onder meer op het gebied van mobiliteit.

Conflicten oplossen

Overal waar medewerkers samenwerken ontstaan vroeg of laat conflicten. Conflicten brengen aan het licht waar een medewerker, team of organisatie verandering behoeft. Ze bieden altijd ook een kans tot groei. Het is de kunst conflicten op tijd om te buigen tot iets positiefs en ze niet (onnodig) te laten escaleren. Daarvoor is een zeker vermogen tot effectief communiceren, feedback en zelfreflectie voor nodig. Ook als dat vermogen voldoende aanwezig is, wordt het vaak door emoties aangetast. In plaats van wederzijds begrip en bereidheid tot verandering ontstaat er dan al gauw verharding in en tussen mensen. Mocht een Quinter een ongewenste situatie meemaken, zoals pesten, discriminatie, intimidatie of agressie, of een conflict hebben met het management, dan kan hij of zij terecht bij verschillende personen binnen Quint. In de eerste plaats is dat de eigen leidinggevende, managing consultant of de HR-afdeling. Daarnaast kan iedereen altijd terecht bij de vertrouwenspersoon. Als de conflictpartijen niet in staat blijken het tij tijdig te keren, kan een mediator uitkomst bieden.


Quint heeft een interne en twee externe vertrouwenspersonen. Een vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers. De hoofdtaken van de vertrouwenspersoon zijn:

  • Verzorgen van eerste opvang van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben;
  • Het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is;·
  • Het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures;
  • Het desgewenst begeleiden, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van een onderneming;
  • Doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties zoals een mediator;
  • Voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag;
  • Adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag.
  • Registreren van gevallen van ongewenst gedrag.


Omgaan met stress en werkdruk

Gladys, onze bedrijfsarts heeft tijdens verschillende sessies aan tafel gezeten met leidinggevenden en management consultants om te praten over het thema werkdruk en stress. Hoe signaleren we werkdruk en stress en hoe gaan we de dialoog aan? Volgend jaar pakken we door op dit thema, dan met een focus naar alle Quinters.

Hoe geef jij leiding aan Quinters?

"We zijn geen heel groot bedrijf en het aantal stafmedewerkers is dan ook beperkt. In die zin zijn de carrièremogelijkheden voor mensen die in deze functies komen werken anders dan voor consultants. Maar als mensen de ambitie hebben om een stap te maken en er is ruimte, dan is daar alle gelegenheid toe. Ik heb collega's die als administratief medewerker zijn binnengekomen en nu leiding geven, functioneel beheer doen of trainingen plannen. Als iemand zijn hele carrière dezelfde functie wil uitvoeren, is daar overigens helemaal niets mis mee. We stimuleren mensen in ieder geval om zichzelf te blijven uitdagen en te blijven leren en zo hopelijk een gelukkige Quinter te blijven. Als iemand zijn baan opzegt, kan dat voor mij geen verrassing zijn. Dat maak ik overigens weinig mee."


"We hebben een flinke diversiteit aan karaktereigenschappen onder Quinters, maar we hebben allemaal de drive om morgen beter te maken."

Is er een groot verschil tussen stafmedewerkers en consultants?

"Consultants zijn vaak wat eigenwijze mensen. Dat brengt die functie ook met zich mee, maar het leuke is dat de mensen aan de achterkant genoeg tegengas geven. Aan de lunchtafel voeren Quinters, of het nu consultants of stafmedewerkers zijn, gelijkwaardige gesprekken met elkaar, ook vakinhoudelijk. Elk kwartaal hebben we op vrijdagmiddag en -avond een meeting die echt voor iedereen bedoeld is. Daar komt ook de vaktechnische kant aan bod, zodat iedereen weet waar we mee bezig zijn."


Hoe houdt Quint die goede sfeer vast?

"Dat heeft volgens mij vooral te maken met de manier waarop we mensen aannemen. Daarnaast is er een enorme diversiteit, maar wat we gemeen hebben is de enorme drive om morgen beter te maken. Daarbij doen we vooral wat we leuk vinden en goed kunnen. Collega's kunnen vakinhoudelijk over straat rollen, maar 's avonds zitten ze weer samen aan tafel gezellig een biertje te drinken. Tijdens de Quint-feesten is de opkomst niet voor niets enorm. In onze bedrijfskeuken hangen foto's van de vorige feesten en als er niet-Quinters op bezoek komen, zie ik vaak dat ze daar een beetje jaloers naar kijken."


Jeroen Brink

Finance Director