07

Gedrag & integriteit

1. Gedragscode en klachtenregeling

De gedragscode ongewenste omgangsvormen heeft betrekking op seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie. Quint streeft naar waarborgen voor een goed en stimulerend werkklimaat. In een dergelijk klimaat behoren collegialiteit, respect en aandacht voor de ander tot de normale omgangsvormen en wordt op ongewenst gedrag alert gereageerd.

Zo’n klimaat vereist een actieve bijdrage van iedereen die bij Quint werkzaam is: niet alleen met betrekking tot het eigen gedrag, maar ook door een waakzame houding tegenover elke vorm van ongewenst gedrag die men in de eigen werksituatie signaleert. Ongewenst gedrag moet je altijd aan de orde stellen; hetzij door de betrokkenen rechtstreeks aan te spreken, hetzij door derden in te schakelen.

Deze gedragscode is van toepassing op:

  • Alle werknemers van Quint Wellington Redwood.
  • Andere personen die bij Quint werkzaam zijn, zoals stagiairs, uitzendkrachten.
  • (Werknemers van) derden die binnen Quint werkzaamheden verrichten.

Seksuele intimdatie

Een op de tien werknemers blijkt af en toe last te hebben van seksuele intimidatie. Zelfs een onschuldig bedoelde opmerking kan een veel grotere impact hebben dan je zou verwachten.

Agressie en geweld

Agressie en intimidatie komen helaas ook op de werkvloer voor. Het kan gaan om fysieke agressie (schoppen, slaan) of verbale agressie (schelden, discriminatie).

Pesten

Een grapje op zijn tijd moet kunnen en verlevendigt zelfs de werksfeer. Maar wanneer iemand structureel voor gek wordt gezet, is het niet grappig meer.

Discriminatie

Discriminatie vindt helaas ook op het werk plaats. Van alle discriminatieklachten die binnenkomen, heeft meer dan de helft te maken met arbeid.

Commissie Gelijke Behandeling

Werknemers of sollicitanten die het gevoel hebben dat ze gediscrimineerd worden, kunnen terecht bij de Commissie Gelijke Behandeling, die de klacht onderzoekt. De bewijslast ligt deels bij de klager en deels bij degene die discrimineert, bijvoorbeeld een werkgever. Een klager moet voldoende feiten aandragen die zijn bewering aannemelijk maken. Vervolgens is het aan de werkgever om aan te tonen dat hij niet gediscrimineerd heeft. (zie verder: https://www.mensenrechten.nl)

2. Vertrouwenspersoon

Niemand werkt alleen. Je hebt altijd te maken met andere mensen zoals collega’s, leidinggevenden, opdrachtgevers, leveranciers, klanten, adviseurs, controleurs, etc. Helaas verloopt deze samenwerking niet altijd even prettig. Zo kun je te maken krijgen met pesten, seksuele intimidatie, discriminatie, en agressie en zelfs geweld. De gevolgen van deze ongewenste omgangsvormen liegen er niet om: aandacht besteden aan deze onderwerpen is van groot belang. Daarom hebben we ook twee interne en externe vertrouwenspersonen aangesteld.

De taken van de vertrouwenspersoon zijn niet eenvoudig: deze zijn onder meer het opvangen, begeleiden en ondersteunen van ‘klagende’ werknemers, het analyseren van voorvallen en adviseren hierover en de verwijzing naar professionele hulpverleners. Duidelijk zal zijn dat het in alle gevallen gaat om delicate kwesties die op een juiste manier moeten worden opgelost. De vertrouwenspersoon behandelt alle hulpvragen in strikte vertrouwelijkheid. Elke actie wordt slechts ondernomen wanneer de melder daarmee instemt.

De taken van een vertrouwenspersoon bestaan onder andere uit:

het verzorgen van eerste opvang van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben

  • het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is
  • het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures
  • het desgewenst begeleiden, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van een onderneming
  • het doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld een mediator
  • het geven van voorlichting over de aanpak van ongewenst gedrag
  • het adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag
  • het registreren van gevallen van ongewenst gedrag

Naast wat hierna met betrekking tot de vertrouwenspersonen en de klachtenregeling is opgenomen blijft allereerst de direct leidinggevende/MC van de klager de vanzelfsprekende persoon om een kwestie mee te bespreken.

Quint heeft twee interne en één externe vertrouwenspersoon:

De interne vertrouwenspersonen zijn Hilda Vuijk en Iman Haghighirad

Hilda Vuijk: h.vuijk@quintgroup.com / 06 2163 6636

Iman Haghighirad: i.haghighirad@quintgroup.com / 06 3101 3896

De externe vertrouwenspersoon is: Hannelore Kalter / Beter

Mail: hannelore.kalter@beter.com

telefoon: 088-9090200 / 06 5272 0787

De vertrouwenspersoon is het eerste opvang- en aanspreekpunt voor klachten. Samen kan worden bezien of en hoe een probleem kan worden opgelost. Door middel van gesprekken of bemiddeling door een vertrouwenspersoon dan wel een bemiddelaar kan vaak in het voortraject al een oplossing worden gevonden.

3. Klachtencommissie binnen Quint

In het geval de bemoeienissen van een vertrouwenspersoon niet tot een oplossing van de klacht leiden, kan de werknemer besluiten een formele klacht bij Quint in te dienen. Indien deze klacht ten aanzien van ongewenste omgangsvormen bij Quint wordt ingediend, wordt op initiatief van de secretaris een onafhankelijke externe klachtencommissie samengesteld. Door het instellen van een externe klachtencommissie wordt voldaan aan de voorwaarden dat:

  • De voorzitter en de leden van de klachtencommissie geen binding hebben met de klager of de beklaagde.
  • De voorzitter en de leden van de klachtencommissie niet betrokken zijn bij het geval van de ongewenste omgangsvorm waarover zij moeten beoordelen.

Daarnaast stelt Quint een secretaris aan, die contactpersoon is voor zowel Quint als de klachtencommissie. Indien een klacht bij Quint wordt neergelegd, zorgt de secretaris ervoor dat een klachtencommissie wordt ingesteld en bewaakt die de in deze regeling vereisten die ten aanzien van de samenstelling van de klachtencommissie worden gesteld.

De klachtencommissie is belast met een drietal taken, te weten:

  • Uitspreken van een oordeel over de ontvankelijkheid van de klacht.
  • Onderzoeken van een bij haar ingediende klacht en het daaromtrent uitspraak doen.
  • Onderzoeken van klachten over ongewenste omgangsvormen die bij Quint worden ingediend.

Ten aanzien van de samenstelling van de klachtencommissie geldt dat voldoende juridische deskundigheid en deskundigheid op het gebied van de betreffende ongewenste omgangsvorm aanwezig moeten zijn. Daarnaast dient tevens deskundigheid aanwezig te zijn ten aanzien van de gespreksvoering met de klager en de beklaagde.

4. De klachtenprocedure

Een klacht over een ongewenste omgangsvorm wordt door de klager via de HR Manager schriftelijk bij Quint ingediend en omvat:

  • Een omschrijving van de klacht.
  • De naam van de beklaagde of namen van de beklaagden.
  • Een omschrijving van de door de klager reeds ondernomen stappen.

De secretaris doet de klachtencommissie de klacht vertrouwelijk toekomen. Quint kan in situaties waarin op zeer korte termijn maatregelen geboden zijn actie ondernemen. Tegelijk met de vertrouwelijke toezending van de klacht aan de klachtencommissie, draagt de secretaris zorg voor vertrouwelijke overhandiging van een afschrift van de klacht aan de beklaagde.

Voor de mogelijkheid tot het indienen van een klacht geldt een termijn van drie jaar vanaf het tijdstip waarop de ongewenste omgangsvorm zich voor het laatst heeft voorgedaan. Deze termijn is opgenomen na afweging van de belangen van zowel de klager als beklaagde. De klager wordt enerzijds de mogelijkheid geboden om binnen een termijn van drie jaar met de klacht naar buiten te komen. Anderzijds wordt voorkomen dat de beklaagde na lange tijd alsnog beschuldigd wordt.

De klachtencommissie beslist binnen tien werkdagen nadat een klacht over een ongewenste omgangsvorm bij de klachtencommissie is ingediend en de beklaagde in de gelegenheid is gesteld zich daarover uit te laten of de klacht ontvankelijk is en doet daaromtrent mededelingen aan de klager en aan de beklaagde. Een klacht is niet ontvankelijk indien:

  • De klacht niet betrekking heeft op ongewenste omgangsvormen zoals bedoeld in deze regeling.
  • De termijn voor het indienen van een klacht verstreken is.
  • De klacht namens anderen is ingediend.
  • De klacht anoniem is ingediend.
  • De klacht reeds eerder door de commissie is behandeld, tenzij sprake is van nieuwe feiten.
  • Ter zake een gerechtelijke procedure loopt c.q. is afgerond.

Zowel de klager als beklaagde ontvangen, nadat de klacht ontvankelijk verklaard is, een exemplaar van deze klachtenregeling. De klachtencommissie heeft recht op informatie van de zijde van Quint die zij bij de invulling van haar taak nodig acht.


Na ontvangst van de klacht hoort de klachtencommissie de klager, beklaagde en eventuele personen binnen 30 werkdagen en dient het onderzoek te worden voltooid. De klager en beklaagde kunnen zich ten aanzien van de klachtenprocedure laten bijstaan door een persoon van hun keuze. Indien het onderzoek niet binnen een termijn van 30 werkdagen kan worden voltooid, doet de klachtencommissie verslag van haar bevindingen tot dan toe aan de directie van Quint.


Bij elke hoorzitting zijn in ieder geval drie leden van de klachtencommissie, waaronder de voorzitter en de secretaris aanwezig. De zittingen van de klachtencommissie zijn besloten. Van iedere zitting wordt een schriftelijk rapport door de secretaris opgemaakt. Dit rapport wordt door de leden van de klachtencommissie, klager, beklaagde en eventuele andere gehoorde personen die bij de hoorzitting aanwezig waren binnen een termijn van 10 werkdagen voor gezien ondertekend. Indien een van de zojuist genoemden die bij de hoorzitting aanwezig waren dit weigert, wordt de reden daarvan in het rapport vermeld.

Ten aanzien van de hoorzitting geldt het onderstaande:

  • De klager en de beklaagde worden desgewenst niet in aanwezigheid van elkaar gehoord.
  • De betrokkenen bij klachten over ongewenste omgangsvormen hebben een verschijningsplicht.
  • De klager en de beklaagde hebben recht op inzage van alle verslagen en kunnen daarop, binnen een termijn van 10 werkdagen, schriftelijk reageren.
  • Klager en beklaagde ontvangen een exemplaar van het verslag van hun eigen hoorzitting.


Nadat het onderzoek is afgerond, brengt de klachtencommissie advies aan de directie van Quint uit. Dit advies van de commissie aan de directie van Quint omvat in ieder geval onderstaande punten:

  • Of en zo ja in welke mate de klacht aannemelijk is.
  • De aard van de klacht.
  • Wie door ongewenste omgangsvormen is getroffen.
  • Een advies aan Quint inzake te nemen maatregelen, waarbij onder meer gedacht kan worden aan waarschuwing, berisping, overplaatsing of ontslag.


Na afronding van het onderzoek doet de secretaris van de klachtencommissie een afschrift van het advies aan de vertrouwenspersoon, leden van de klachtencommissie, de klager en beklaagde toekomen.

Binnen 20 werkdagen na ontvangst van het advies van de klachtencommissie neemt de directie van Quint schriftelijk een besluit over eventueel te nemen maatregelen. Over het voornemen om van het advies af te wijken wordt alvorens feitelijk te beslissen mat de klachtencommissie overlegd. Indien de directie van Quint in afwijking van het advies van de klachtencommissie beslist, geeft zij met argumenten aan waarom van het advies wordt afgeweken.


Zowel bij aanvang van de procedure als gedurende de looptijd van het onderzoek kan Quint op verzoek van en na overleg met de klachtencommissie tijdelijke voorzieningen treffen:

  • Indien dit voor het welzijn van de klager noodzakelijk is.
  • Indien er sprake is van een voor een of meer direct betrokkenen onhoudbare situatie.


De klacht kan te allen tijde door de klager worden ingetrokken.

Geheimhouding

De vertrouwenspersoon, de klachtencommissie, de secretaris en andere, gehoorde personen bij de klachtenprocedure handelen in deze procedure zodanig dat de privacy van klager en beklaagde wordt gewaarborgd. Deze verplichting geldt niet ten opzichte van artsen en justitie.

Deze geheimhouding geldt niet ten opzichte van de uiteindelijke beslissing van de directie van Quint, tenzij de klager schriftelijk te kennen geeft ook hiervan geheimhouding te willen. In het andere geval zal de beslissing, met waarborging van de privacy van klager en beklaagde worden gepubliceerd.

Klachtencommissie bij de klant

In het geval de klacht niet louter een interne aangelegenheid maar er een klant bij is betrokken en de bemoeienissen van een vertrouwenspersoon niet tot een oplossing van de klacht leiden, kan de werknemer besluiten een formele klacht bij de klant indienen. Eenzelfde proces zoals hierboven beschreven zal dan in werking treden.

5. De Regeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid binnen Quint

Quint wil in al zijn activiteiten hoge normen nastreven ten aanzien van openheid en integriteit. Waarbij wij het belang van transparantie en aanspreekbaarheid onderstrepen. Om deze normen te handhaven moedigt Quint iedereen die het vermoeden heeft dat er misstanden bestaan binnen de organisatie (van algemene, operationele of financiële aard) aan om hiervan melding te maken.


Door het te goeder trouw melden van een mogelijke onregelmatigheid of misstand stel je Quint in staat om eventuele onregelmatigheden te verhelpen en daarvan voor de toekomst te leren. Ieder vermoeden waarvan melding wordt gedaan zal dan ook serieus worden ontvangen en heeft geen gevolgen voor jouw (rechts)positie. Quint staat ervoor in dat je in je werk en functioneren geen nadelige gevolgen ondervindt van je melding.


Om goed onderzoek te kunnen doen naar een melding, is het zeer wenselijk dat een melding niet anoniem wordt gedaan. Dit laat onverlet dat een anonieme melding op basis van deze regeling mogelijk is. Quint heeft liever dat een melding anoniem wordt gedaan dan dat de melding niet wordt gedaan. Het is belangrijk dat de signalen terechtkomen bij diegenen binnen Quint die daaraan iets kunnen doen. Zo kun je terecht bij iedere leidinggevende, de vertrouwenspersoon, de country manager Nederland of de Raad van Commissarissen.


De Regeling omgaan met melden vermoeden misstand of onregelmatigheid is gebaseerd op de standaardregeling, zoals gepubliceerd door Huis voor klokkenluiders. Voor meer informatie over de regeling kun je terecht bij HR, de vertrouwenspersoon of het adviespunt klokkenluiders (huisvoorklokkenluiders.nl).

Persoonlijke ontwikkeling