Luisteren

Quint heeft een open, informele cultuur. We lopen zonder afspraak bij elkaar naar binnen en stellen gerust een vraag. Iedereen kan ongeacht zijn of haar rol vragen stellen, feedback geven en contact krijgen met het management. Behoefte aan een gesprek of werkzaamheden in alle rust? Dan zijn er genoeg rustige vergaderkamers met ruimte voor concentratie.

Leren door te luisteren

Happiness barometer: weten wat er speelt en er ook echt wat mee doen!

Het jaarlijkse ‘Great Place to Work’-onderzoek biedt inzicht in waar we staan als bedrijf. Het houdt ons scherp, laat blinde vlekken zien en bepaalt de agenda voor het aankomende jaar. Om continu op de hoogte te blijven en te delen van wat er speelt binnen onze organisatie, maken we gebruik van een anonieme happiness barometer. Deze maandelijkse survey is opgesteld uit vragen op basis van de aandachtspunten uit het afgelopen GPTW-onderzoek. Denk daarbij aan algemene vragen zoals ‘Ik ben blij om bij Quint te werken’ of ‘Ik heb deze maand nuttige feedback gegeven aan (en ontvangen van)een collega’ en een heel specifieke vraag - omdat dit als aandachtspunt naar voren kwam uit de feedback van de GPTW-survey - zoals ‘Ik ben tevreden met het matching proces’. Tevens vragen we via een open vraag op welke manier jezelf, collega’s en ook Quint management jou als medewerker gelukkiger kunnen maken op je werk? Resultaten en mogelijke opvolgacties of verbeterpunten delen we met iedereen (zie onze Obeya) en bespreken we tijdens teammeets.

Feedback, leren en proberen tijdens teammeets en Quintdagen

Naast het bespreken van de resultaten van de teambarometer, vindt tijdens de teammeets terugkoppeling plaats over het reilen en zeilen van onze opdrachten en productontwikkeling. Samen bespreken de practice lead en de consultants voortgang, leerervaringen en kennisontwikkeling. Er wordt gelachen om en serieus gesproken over al wat we meemaken bij onze klanten en met elkaar. Tijdens de Quintdagen waarin alle practices samen zijn is er natuurlijk ruimte en tijd om in informele sfeer bij te praten, vragen te stellen en ideeën uit te wisselen. Quinters nemen tijdens deze dagen graag het initiatief om een discussie te starten of om een nieuw idee te lanceren en te proberen.

Aan hiërarchie doen we niet, deuren hebben we niet en we delen alles!

De live business updates, het ontbreken van deuren en het open bespreken van resultaten van happiness barometers zijn voorbeelden van de korte lijntjes tussen onze ‘directie’ en medewerkers. Alleen vaste kantoormedewerkers en onze directeur hebben een vaste werkplek. Alle consultants, inclusief de practice leads, maken gebruik van flexibele werkplekken. Ons pand heeft een open indeling zonder gesloten kamers. Zo kan iedereen elkaar gemakkelijk en toegankelijk aanspreken. Alles is bespreekbaar, domme vragen bestaan niet en alles wordt gedeeld. De vragen die gesteld worden in de barometer lopen uiteen van: ‘verdienen vrouwelijke consultants minder dan mannelijke’ tot ‘Ik hoor toch best veel collega's over werkdruk praten, is hier extra aandacht voor?'. In de business update proberen we op deze vragen antwoord te geven, in dit geval door de salarisgegevens (anoniem) te presenteren en het gesprek te hebben over werkdruk en verwachtingen die we van elkaar hebben.

Kwaliteitsmanagement, gaat ook over ontwikkeling van onszelf!

Quint staat voor kwaliteit van opdrachten en van onze medewerkers. Onze Kwaliteit kunnen we alleen hooghouden als we de ontwikkeling van onszelf een centrale plek geven in de opdrachten die we uitvoeren, immers daar leren we het meest. Dat is goed voor onze projectresultaten, voor onze klanten en voor onszelf! Om deze reden hebben we in ons gecertificeerde kwaliteitssysteem ook de ontwikkeling van elke individuele medewerker een belangrijke plek gegeven. We doen dit op de volgende momenten:

  • Project-kickoff/ interne kick - off met het team. Te gebruiken bij het starten van een nieuw project bij een klant. Bespreken, doorleven en vastleggen wat de opdrachtgever verwacht, wat er is gecontracteerd, welke best practices we kunnen/moeten toepassen, welke leerdoelen individuele teamleden hebben bij deze opdracht, wat het budget is, wie doet wat en hoe we als team in deze opdracht met elkaar omgaan.
  • Tussentijdse interne evaluatie. Te gebruiken tijdens het project bij de klant. Tussentijds én bij de afronding als team stilstaan bij en vastleggen van hetgeen wat verwacht en gecontracteerd werd is/wordt gerealiseerd binnen of onder budget, of de individuele doelen zijn bereikt en welke lessons learned/best practices kunnen terugvloeien naar Quint, etc.
  • Projectevaluatie met de klant en met het team. Te gebruiken kort voor de afronding van een project bij een klant. Tussentijds (mondeling) en aan het eind de check bij de opdrachtgever: gaat het goed? wat kunnen we verbeteren? wil de klant referent zijn? customer case? wat hebben we zelf geleerd en wat nemen we als best practice mee naar de volgende opdracht?

De principal consultant als voorbeeldrol

Wat verwachten we van onze consultants en spreken we ze daar voldoende op aan? Waar gaan de ontwikkelgesprekken over? Dagen we elkaar voldoende uit en halen we het beste in elkaar naar boven? Vragen die actueel en relevant zijn als het gaat om ieders ontwikkeling. Gedetailleerde omschrijvingen in een functieprofiel zijn achterhaald. Daarom zijn we voor de functies van principal consultant met drie impact profielen gaan werken, aangevuld met gedragskenmerken en algemene vaardigheden. Denk hierbij aan de het geven en vragen van constructieve feedback aan en van anderen (inclusief klanten), het helpen van collega's om in en buiten projecten te groeien.

Feedback geven en ontvangen

De meningen van Quinters zijn waardevol. Het zit in het DNA van Quinters om hun mening te geven, om keuzes ter discussie te stellen en om alternatieven voor te stellen. De eerder genoemde teammeets en Quintdagen zijn bij uitstek het podium om suggesties te doen voor een bepaalde (nieuwe) focus of richting, het bespreken van de werksfeer of om concrete afspraken met elkaar te maken. De businessupdates geven ruimte om in gesprek te gaan over de richting van de organisatie of de inhoud en uitvoering van het HR-beleid.

Feedback - onderdeel van succesvol leren

Feedback is een belangrijk onderdeel van succesvol leren. Om te blijven verbeteren heb je directe feedback en reflectie op je werk nodig. Juist van degene met wie je dagelijks werkt en jou in actie ziet. We streven er meer en meer naar om elkaar steeds kort op de bal feedback te geven zodat iemand oog krijgt voor de successen die hij/zij boekt enerzijds en anderzijds weet welk gedrag hij/zij moet bijsturen. Zo kun je meteen in dialoog om alternatieven of oplossingen te bedenken.

Feedback geven en ontvangen - gemeten

In de Teambarometer hebben we twee vragen opgenomen die betrekking hebben op Feedback geven en ontvangen. Ik heb deze maand nuttige feedback gegeven aan een collega.

Hoe werken we aan feedback?

  • kick-off bij de start van je project, deel je ontwikkeldoelen en bespreek met elkaar hoe je het liefste met elkaar samenwerkt, wat verwacht je van elkaar? Betrek je collega’s, degene die je het meeste zien bij je ontwikkeling door feedback te vragen. Evalueer het project na afloop, niet alleen het resultaat maar ook wat ieders rol hierin is geweest (houding, vaardigheden, kennis).
  • Peer evaluaties, waarin elke consultant afsluit met de vraag om feedback (challenges, tips, adviezen en/of complimenten) aan de peer group. Deze feedback dient ter inspiratie en ter lering die de consultant mee kan nemen in de toekomst.
  • Feedback van de klant, tussentijds toetsen en aan het eind: gaat het goed? wat kunnen we verbeteren? heb je dare to challenge ervaren? Deze antwoorden bieden je de mogelijkheid om, aan de hand van signalen van je klanten, je manier van werken te verbeteren.
  • Feedback van je collega’s is onmisbaar, verzamel feedback die past bij jouw eigen ontwikkeldoelen.

Spiegeltje spiegeltje aan de wand - een zelfreflectie

In 1995 maakten we een spiegel met daarop een aantal gedeelde Quint-principes over gewenst gedrag, omgangsvormen en hoe we elkaar aanspreken. Halverwege 2018 hebben we een laag stof van het spiegeltje geblazen. We waren benieuwd of mensen het spiegeltje nog kenden. En of wat erop stond nog steeds relevant was. Aanleiding dus om dat eens bij de Quinters te peilen. Dit spiegeltje ligt nog altijd op de plank en zal aankomend jaar kleur gaan krijgen onder leiding van een werkgroep. Aan de slag met de kernwaarden van Quint met focus en aandacht woorden inhoud geven. Niet alleen een paar letters op papier (of op een spiegel) vooral herkenbaar in houding en gedrag en bevestigd door onze klanten en opdrachtgevers.

Actieve rol van onze OR

De OR stuurt naar gelang er een actueel onderwerp is een onderzoek uit naar alle Quinters om hun mening en ervaring te vragen over bijvoorbeeld de arbeidsmiddelen die Quint ter beschikking stelt, of gezond en veilig werken. De resultaten van dit onderzoek worden besproken tussen bestuurder en OR en worden gedeeld met alle Quinters.

RI&E als onafhankelijke check-up

Een RI&E staat voor Risico-Inventarisatie en Evaluatie. Tijdens de uitvoering van de RI&E hebben we, omdat we het welzijn van onze medewerkers belangrijk vinden, een externe partij gevraagd om een uitgebreid welzijnsonderzoek te verrichten onder alle Quinters. De uitkomsten van dit onderzoek waren overwegend positief. De resultaten gebruiken onze preventiemedewerker, HR en onze leidinggevenden om in waar nodig nog gerichter aan de slag te gaan.

Een luisterend oor in geval van conflicten

Overal waar medewerkers samenwerken ontstaan vroeg of laat conflicten. Conflicten brengen aan het licht waar een medewerker, team of organisatie verandering behoeft. Ze bieden altijd ook een kans tot groei. Het is de kunst conflicten op tijd om te buigen tot iets positiefs en ze niet (onnodig) te laten escaleren. Daarvoor is een zeker vermogen tot effectief communiceren, feedback en zelfreflectie voor nodig. Ook als dat vermogen voldoende aanwezig is, wordt het vaak door emoties aangetast. In plaats van wederzijds begrip en bereidheid tot verandering ontstaat er dan al gauw verharding in en tussen mensen. Mocht een Quinter een ongewenste situatie meemaken, zoals pesten, discriminatie, intimidatie of agressie, of een conflict hebben met het management, dan kan hij of zij terecht bij verschillende personen binnen Quint. In de eerste plaats is dat de eigen leidinggevende of de HR-afdeling. Daarnaast kan iedereen altijd terecht bij de vertrouwenspersoon. Als de conflictpartijen niet in staat blijken het tij tijdig te keren, kan een mediator uitkomst bieden. Quint heeft vier interne en een externe vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers. Als de conflictpartijen niet in staat blijken het tij tijdig te keren, kan een mediator uitkomst bieden.

Luisteren tijdens Corona vraagt speciale om aandacht

Blijf gezond en in contact met elkaar dat waren de kernwoorden van het afgelopen jaar. Tijdens het nieuwe thuiswerken hebben we met elkaar geprobeerd zoveel mogelijk informatie, tips en tricks te delen. Om zowel mentaal als fysiek gezond te blijven. Veel collega’s hebben de afgelopen periode als pittig ervaren, of eenzaam en onzeker. We hebben op verschillende manieren geprobeerd om met iedereen in contact te zijn en te blijven en te luisteren naar iemands zorgen, onzekerheid en vooral naar wat iemand nodig heeft/had om in een gezonde balans te blijven. Op verschillende manieren hebben we dit contact gestimuleerd en heeft geresulteerd in het versturen van spontane mails, het ontvangen van een lief kaartje, vele telefoontjes, coachingsgesprekken in het bos, lunches aan de keukentafel van een collega of al struinend door de stad je collega stadsgenoten leren kennen.

“Eens per maand hebben we een HPT teammeet. Een meeting waarbij we ons focussen op hoe het gaat met opdrachten, kennisontwikkeling en kameraadschap. Belangrijk voor de binding tussen teamleden, aangezien we allemaal bij klanten zitten en elkaar niet dagelijks zien. Dit jaar nam ik samen met een collega de organisatie op me. Precies in coronatijd en dus een extra uitdaging, want elkaar ontmoeten in grote groepen was niet meer mogelijk! In een kortere, strak geregistreerde virtuele teammeet vonden we een vorm die voor ons werkt. Afgelopen keer bespraken we de Happiness Index van ons team, samengesteld uit een set vragen die iedere Quinter maandelijks invult. Niet alleen het management gebruikt deze barometer om acties te initiëren, het is ook aan onszelf actie te ondernemen als we denken dat we het verschil kunnen maken. Toen we tijdens de bespreking zagen dat een deel van de HPT-ers het lastig vindt de nodige pauzes te nemen tijdens het thuiswerken en behoefte had collega’s eens te spreken over iets anders dan enkel werk, bedachten we dan ook samen een oplossing.

De georganiseerde lunchwandeling vanuit huis, met een collega die in de buurt woont of met een collega aan de telefoon, was een groot succes. Dus of Quint naar haar medewerkers luistert? Zeker. We zijn ook al een stap verder denk ik. Je krijgt hier de ruimte zelf op te pakken wat nodig is. Wachten op goedkeuring of ellenlange procedures? Niet nodig. Als we met elkaar iets vinden omdat het ons verder brengt, doen we het gewoon. En ja, dat werkt. Neem nou die lunchwandeling. Iedereen snapt echt zelf wel dat het niet het beste idee is om die dag drie uur te wandelen en maar vijf uur declarabel te zijn. Als professionals naar zichzelf en elkaar luisteren, ontstaan de mooiste dingen.”

Rob Kobussen

consultant