Luisteren

Quint heeft een open, informele cultuur. We lopen zonder afspraak bij elkaar naar binnen en stellen gerust een vraag. Iedereen kan ongeacht zijn of haar functie vragen stellen, feedback geven en contact krijgen met het management. Behoefte aan een gesprek of werkzaamheden achter gesloten deur? Dan zijn er genoeg rustige vergaderkamers met ruimte voor concentratie.

Teambarometers – weten wat er speelt

Het jaarlijkse ‘Great Place to Work’-onderzoek biedt inzicht in waar we staan als bedrijf. Het houdt ons scherp, laat blinde vlekken zien en bepaalt de agenda voor het aankomende jaar.

Om altijd op de hoogte te blijven wat er speelt binnen practices en teams, maken we gebruik van de teambarometer. Deze is opgesteld uit vijf tot zes (wisselende) aandachtspunten uit het GPTW, toegespitst op iedere practice en team. Er zijn twee onderwerpen die we vanuit Quint organisatiebreed belangrijk vinden om te meten en die daarom in elke teambarometer terugkomen: ‘Stand van het geven van feedback’ en ‘Hoe gelukkig ben je bij Quint?’

We zetten de teambarometer iedere zes weken uit via een anonieme online enquête. Resultaten en mogelijke opvolgacties of verbeterpunten bespreken we tijdens teammeets.

Teammeets – feedback van (en tussen) consultants en practice leads

Naast het bespreken van de teambarometer, vindt tijdens de teammeets terugkoppeling plaats over het reilen en zeilen van de projecten en de consultants. Ook delen we tijdens deze meets kennis en proposities met elkaar.

Live business-update-sessies – feedback en ideeën vanuit medewerkers aan directie

Zoals we in het vorige hoofdstuk beschreven, kan iedereen tijdens live business-update-sessies reageren, vragen stellen en ideeën voorleggen aan onze directeur en HR-manager. We houden deze sessies bewust klein, zodat er veel ruimte is voor interactie tussen alle aanwezigen.

Practice HR overleg – leren door te luisteren naar ervaringen
De Practice/HR meeting is de omgeving waarbinnen managing consultants van elkaar kunnen leren om het volgende te bereiken:

• Vergroten van de competentie om mensen te ontwikkelen binnen Quint. Door ons als managing consultants en door anderen.
• Vergroten van onze rol als managing consultant om van Quint een ‘Great place to work’ te maken.
• Vanuit een vaste structuur werken aan de hand van generieke onderwerpen.
• Vergroten van bewustwording over het eigen gedrag en houding.
  

Quintdagen – informele momenten voor vragen en feedback

Tijdens de Quintdagen is er ruimte om tijdens een informele sfeer bij te praten, vragen te stellen en ideeën uit te wisselen. Quinters nemen tijdens deze dagen regelmatig het initiatief om een discussie te starten of om een nieuw idee te lanceren.

Open werkplekken – geen drempels en deuren

Alleen vaste kantoormedewerkers en onze directeur hebben een vaste werkplek. Alle consultants, inclusief de practice leads, maken gebruik van flexibele werkplekken. Ons pand heeft een open indeling zonder gesloten kamers. Zo kan iedereen elkaar gemakkelijk en toegankelijk aanspreken.

De meningen van Quinters zijn waardevol. Het zit in het DNA van Quinters om hun mening te geven, om keuzes ter discussie te stellen en om alternatieven voor te stellen. De eerder genoemde teammeets en Quintdagen zijn bij uitstek het podium om suggesties te doen voor een bepaalde (nieuwe) focus of richting, het bespreken van de werksfeer of om concrete afspraken met elkaar te maken. De businessupdates geven ruimte om in gesprek te gaan over de richting van de organisatie of de inhoud en uitvoering van het HR-beleid.

Feedback geven en ontvangen

Quint vindt feedback belangrijk. In 2018 Is er meer dan 2286 keer feedback gegeven via Impraise door 120 Quinters uit Nederland en Spanje. In totaal heeft negentig procent van alle Quinters een training afgerond over feedback geven en ontvangen.

Feedback in ontwikkeling
Op basis van een survey (de Ambitiewijzer 2018), Quint-doelstellingen en de resultaten van het Great Place to Work-onderzoek, hebben we samen met het managementteam de keuze gemaakt om ons in 2018 te richten op de volgende twee verbeterthema’s als het gaat om het geven en ontvangen van feedback:

• Feedback geven en ontvangen is vanzelfsprekend binnen Quint.
• Feedback is gericht op persoonlijke ontwikkeldoelstellingen:
• aan de start van een project is duidelijk waar men feedback op wil ontvangen.
• men vraagt feedback op basis van zijn of haar persoonlijke doelen.

Feedback geven en ontvangen is bovendien als onderwerp opgenomen in de teambarometer en Obeya. Op deze manier staat het iedere zes weken op de agenda. De ambassadeurswerkgroep voor dit onderwerp zorgt bovendien voor een olievlek die nodig is om feedback een onderdeel van ons Quint-DNA te maken. Dat betekent bewust feedback vragen en geven in opdrachten, tijdens bijeenkomsten en in het een-op-een contact met collega’s.

Benieuwd naar meer? Kijk dan de presentatie Feedback in ontwikkeling, inclusief Quints Golden Circle van Feedback.

Realtime feedback met Impraise

Het is fijn om te weten als je iets goed doet. Feedback van andere mensen is daarom waardevol. Het geeft inzicht in sterke punten, ontwikkelingsmogelijkheden en hoe andere mensen dat ervaren.

Wachten op een afgesproken feedbackmoment is vaak niet handig. Daarom maken we gebruik van Impraise, een handige online tool waarmee iedereen realtime 360 graden feedback op elkaar kan geven en vragen. “De tool geeft handvatten om offline betere gesprekken te voeren’ .

Spiegeltje spiegeltje aan de wand -gewenst gedrag

In 1995 maakten we een spiegel met daarop een aantal gedeelde Quint-principes over gewenst gedrag, omgangsvormen en hoe we elkaar aanspreken. Die spiegel had het doel om het makkelijker en vanzelfsprekender te maken om elkaar (gevraagd en ongevraagd) feedback te geven. Kijken in die spiegel levert inzichten op: hoe spreek je mensen aan op hun gedrag, en hoe reageer je als je zelf wordt aangesproken op wat je doet?

Goed idee, maar we kwamen erachter dat de spiegel (en dus ook de principes) na al die jaren gehuld ging onder een dikke laag stof. Hoe ziet de spiegel van nu eruit? Welke principes ontbreken, horen in de prullenbak of hebben een update nodig?

Reflecties kunnen door Quinters worden geschreven op de spiegel op de muur in het printerhok op kantoor en via de SpiegelSurvey die is verstuurd. De uitkomst zorgt straks voor een nieuwe, heldere spiegel.

Actieve rol van onze OR

De OR stuurt elk jaar een onderzoek uit naar alle Quinters om hun mening en ervaring te vragen over de arbeidsmiddelen die Quint ter beschikking stelt. Dan gaat het bijvoorbeeld over zaken als secundaire arbeidsvoorwaarden, computers, mobiele telefoons, lease-overeenkomsten, de werkplek, ons pand en het meubilair. De resultaten van dit onderzoek worden besproken tussen bestuurder en OR en worden gedeeld met alle Quinters.

RI&E

Een RI&E staat voor Risico-Inventarisatie en Evaluatie. Tijdens de uitvoering van de RI&E hebben we gevraagd om een uitgebreider welzijnsonderzoek te verrichten onder alle Quinters. De uitkomsten van dit onderzoek maken het voor de preventiemedewerker, HR en de managing consultants en leidinggevenden mogelijk om nog gerichter aan de slag te gaan.

Mocht een Quinter een ongewenste situatie meemaken (zoals pesten, discriminatie, intimidatie of agressie) of een conflict hebben met het management, kan hij of zij terecht bij verschillende personen binnen Quint. Op de eerste plaats is dat de eigen leidinggevende, managing consultant of de HR-afdeling. Daarnaast kan iedereen altijd terecht bij de vertrouwenspersoon. Quint heeft een interne en twee externe vertrouwenspersonen. Een vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht en gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers.

De hoofdtaken van de vertrouwenspersoon zijn:

• Verzorgen van eerste opvang van werknemers die zijn lastiggevallen en die hulp en advies nodig hebben;
• Het nagaan of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is;·
• Het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures;
• Het desgewenst begeleiden, als de werknemer de zaak aan de orde wil stellen bij een klachtencommissie of leiding van een onderneming;
• Doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties zoals een mediator;
• Voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag;
• Adviseren en ondersteunen van leidinggevenden en management bij het voorkomen van ongewenst gedrag.
• Registreren van gevallen van ongewenst gedrag.